Política Tratamiento de Datos Personales

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OBJETIVO, ALCANCE Y USUARIOS.

El objetivo de la expedición e implementación de estas políticas y procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales, es dar cumplimiento a la normatividad vigente, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, el habeas data y la protección de Datos Personales; en concordancia con el derecho a la información. 
 
Lo anterior, en consonancia con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales; así como con los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, por los cuales se reglamenta parcialmente la citada ley; incluyendo cualquier otra normativa que los adicionen, modifiquen o reemplacen; en el marco de lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en relación con el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos o archivos; así como los demás derechos y garantías constitucionales establecidas en el citado artículo; además del derecho a la información consagrado en el Artículo 20 de la Carta Magna.
 
Estas políticas tienen como alcance todas las bases que incluyan Datos Personales que tengan un Tratamiento por parte de I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S., en ejercicio de su objeto social y en su calidad de responsable del Tratamiento de dichos datos.
 
Los usuarios de estas políticas son todos los empleados de I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S., los titulares de los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S.; así como todas las partes externas interesadas y demás personas que establezca la ley.

2. MARCO LEGAL.

El marco legal para la expedición de las políticas objeto del presente manual está dado por las siguientes normas y aquellas que las adicionen, modifiquen o reemplacen (en adelante Ley Aplicable):
 
Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Decreto Reglamentario 886 de 2014.

3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S. es la persona jurídica designada como Responsable y a la vez Encargada del Tratamiento. El domicilio de la sociedad es la Calle 7 No. 39-215, oficina 705 en la ciudad de Medellín, República de Colombia; su correo electrónico es contactogeneral@ic-asesorias.com y el teléfono es +57-4-4442864.

4. DEFINICIONES.

Se tendrán como definiciones para efectos del presente manual, las establecidas en la Ley Aplicable y en especial las siguientes:
 
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales
 
b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
 
c. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
 
d. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
 
e. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
 
f. Datos Sensibles: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
 
g. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
 
h. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos Personales y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
 
i. Titular: Persona natural y/o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
 
j. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
 
k. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
 
l. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. PRINCIPIOS.

La protección de Datos Personales en I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S. estará sometida a los siguientes principios fundamentales, con base en los cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el Tratamiento y se interpretará de manera armónica, integral y sistemática el presente manual para su ejecución, en concordancia con la Ley Aplicable:
 
a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos Personales: El Tratamiento a que se refiere la Ley Aplicable es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
 
b. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley Aplicable, la cual debe ser informada al Titular;
 
c. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización del Titular o en ausencia de mandato legal o judicial que releve del consentimiento del Titular;
 
d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
 
e. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
 
f. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley Aplicable y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley Aplicable;
 
Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva; salvo que el acceso sea técnicamente controlable, para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados, conforme a la Ley Aplicable;
 
g. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley Aplicable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
 
h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información; inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Aplicable y en los términos de la misma.

6. AUTORIZACIÓN.

En cumplimiento del marco legal de protección de Datos Personales, I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S. utilizará mecanismos para obtener la autorización y consentimiento previo e informado del Titular, para el Tratamiento de los Datos Personales que sea del caso, en relación con las bases de Datos Personales existentes en la compañía. 
 
En dicha autorización se informará de forma clara y expresa al Titular, del Tratamiento al que serán sometidos sus datos, del carácter facultativo de las respuestas sobre Datos Sensibles, o sobre datos de niños, niñas y adolescentes, los derechos que le asisten como Titular; así como la información del responsable del Tratamiento, su identificación y dirección física o electrónica.
 
En su rol de responsable del Tratamiento, I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S conservará la prueba de la autorización otorgada por el Titular.
 
De acuerdo con al Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, los casos en que no será necesaria la autorización son los siguientes:
 
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
 
b. Datos de naturaleza pública.
 
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
 
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
 
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

7. TRATAMIENTO Y FINALIDAD.

En ejercicio de su gestión corporativa, I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S. recolecta y da Tratamiento a los Datos Personales de sus empleados, prestadores de servicios, clientes y proveedores, actuando como responsable del Tratamiento.
 
La finalidad para la cual se recolecta y da Tratamiento a los diferentes Datos Personales se define en el siguiente marco: 

1.
Base de datos

Empleados

Tipo de Información

Datos de identificación, de ubicación y de contenido socioeconómico.

Finalidad

Los Datos Personales de los empleados y su núcleo familiar serán tratados como parte del desarrollo de la relación laboral, utilizándolos para identificación, contacto, gestión del trabajo, selección de personal, cobros y pagos, cumplimiento de parafiscales, prevención de riesgos laborales, promoción de personal y gestión contable y financiera que aplique a la relación laboral; entre otros, dentro del contexto explicado.

2.
Base de datos

Accionistas

Tipo de Información

Datos de identificación, de ubicación y de contenido socioeconómico.

Finalidad

Los Datos Personales de las personas físicas que tengan la condición de accionistas de I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S. se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a las normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia. I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S. sólo usará los Datos Personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

3.
Base de datos

Clientes

Tipo de Información

Datos de identificación, de ubicación y de contenido socioeconómico.

Finalidad

Los Datos Personales de los clientes serán tratados para la correcta prestación de los productos y servicios contratados a I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S. en  cumplimiento de su razón social, utilizándolos para identificación, contacto, facturación, cobros y pagos, cumplimiento contractual, entrega de productos y servicios, servicio al cliente, evaluaciones de calidad, entrega de información comercial, fines históricos y estadísticos y gestión contable y financiera que aplique a la relación comercial, entre otros entre otros dentro  del contexto explicado.

4.
Base de datos

Proveedores de Bienes y Servicios

Tipo de Información

Datos de identificación, de ubicación y de contenido socioeconómico.

Finalidad

Los Datos Personales de los proveedores serán tratados para la adquisición de insumos y/o servicios requeridos por I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S., para el ejercicio de su objeto social; utilizándolos para identificación, contacto, adquisición de bienes y servicios, cobros y pagos, gestión contable y financiera que aplique a la relación de cliente- proveedor, históricos de relaciones comerciales, entre otros, dentro del contexto indicado.

5.
Base de datos

Comunidad en General

Tipo de Información

Datos de identificación, de ubicación y de contenido socioeconómico.

Finalidad

Los Datos Personales de individuos que pueda llegar a tratar I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S., relacionados con la comunidad, de cara a su propósito de responsabilidad social empresarial o para cualquier otra actividad que sea desarrollada en el marco de la gestión corporativa de la sociedad, se utilizará exclusivamente para estos fines y se sujetará a lo dispuesto en el presente manual.

8. DEBERES.

I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S. en su rol de responsable del tratamiento de los Datos Personales de las Bases de Datos existentes en la compañía, cumplirá los deberes establecidos en la Ley Aplicable y en especial los siguientes:
 
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
 
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley Aplicable, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
 
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
 
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
 

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.


f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
 
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
 
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley Aplicable.
 
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
 
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Aplicable.
 
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley Aplicable y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
 
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
 
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos Personales.
 
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
 
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

a. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales de los cuales el responsable del Tratamiento es I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
 
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 “Casos en que no es necesaria la autorización”.
 
c. Ser informado por I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales;
 
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Aplicable y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
 
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, a la Constitución y en general, a la Ley Aplicable.
 
f. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

10. ÁREA RESPONSABLE.

I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S, como Responsable y Encargada del Tratamiento, dispone que el área interna de la empresa que surtirá este rol oficial de protección de Datos Personales y que se encargará de tramitar las consultas y reclamos, ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato, revocar la autorización; así como realizar las demás gestiones contempladas en la Ley Aplicable, es la Dirección Administrativa y Financiera.
 
Para contactar al área designada se ha dispuesto el buzón de correo electrónico contactogeneral@ic-asesorias.com y el teléfono +57-4-4442864. La dirección física es: Calle 7 No.39-215, oficina 705, en la ciudad de Medellín, República de Colombia.

11. PROCEDIMIENTOS.

Para atender las consultas y reclamos que el Titular pueda tener sobre el Tratamiento de sus Datos Personales y el cumplimiento de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S ha definido los siguientes procedimientos:
 
a. Atención a consultas: El Titular podrá realizar una consulta o petición en referencia al Tratamiento de sus Datos Personales, existentes en una de las bases de datos tratadas por I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S.
 
Para ello deberá enviar una solicitud escrita dirigida a I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S. a algunos de los dos canales dispuestos, correo electrónico o dirección física, descritos en al capítulo número 10 del presente manual.
 
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma por parte de I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
 
b. Atención de Quejas y Reclamos: El Titular que tenga una queja en relación con el Tratamiento de sus Datos Personales o que considere que dichos datos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la Ley Aplicable o el presente manual, podrá presentar una queja o reclamo.
 
Las quejas y reclamos se formularán mediante solicitud dirigida a I.C. ASESORÍAS Y PROYETOS S.A.S. a algunos de los dos canales dispuestos, correo electrónico o dirección física, descritos en al aparte número 10 del presente manual; con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. 
 
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 
 
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos en el registro asociado al Titular, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
 
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo por parte de I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S.  Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

En el cumpliendo el principio de seguridad en el Tratamiento de los Datos Personales, I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
 
Lo anterior dentro de los esfuerzos diligentes de gestión del riesgo de seguridad de la información, minimizando la probabilidad de violación de confidencialidad, integridad y disponibilidad de los Datos Personales de los cuales I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S es Responsable. En ese sentido, la gestión diligente del riesgo de seguridad de la información trae consigo la posibilidad de un riesgo residual, que dado el caso que se materializara, se trataría de una acción desafortunada fuera del alcance de I.C. ASESORÍAS Y PROYECTOS S.A.S.

13. VIGENCIA.

La presente política de Protección para el Tratamiento de Datos Personales está aprobada y vigente desde el 24 de julio de 2017.
 
 
 
 
 

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